Privacy Policy

Privacy Statement

Om onze dienstverlening uit te kunnen voeren, verwerkt Act Inc. persoonsgegevens. In dit privacy statement staat welke gegevens dit zijn en wat wij daarmee doen. Act Inc. houdt zich daarbij aan de regels die de Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt.

Soort gegevens

Act Inc. verwerkt persoonsgegevens die ze van haar klanten, medewerkers, samenwerkingspartners en andere stakeholders ontvangt. We respecteren de privacy van gebruikers van ons webbased planningssysteem, onze website, ontvangers van digitale nieuwsbrieven en alle belanghebbenden waarmee we mondeling en schriftelijk contact hebben.

Gegevens die wij verzamelen:

1. Net als elke website, IP-adressen van websitebezoekers. Een IP-adres kan een persoonsgegeven zijn. Op de website van Act Inc. staat welke cookies in de website verwerkt zitten.
2. Persoonsgegevens van sollicitanten.
3. Persoonsgegevens die we van onze trainingsacteurs ontvangen.
4. Persoonsgegevens van contactpersonen en trainers die we van onze klanten ontvangen.
5. Persoonsgegevens van prospects en klanten waar we mee in contact komen en/of zich aanmelden voor onze nieuwsbrief of events.
6. Persoonsgegevens van de medewerkers in loondienst.

Doelen van de verwerking

Algemeen:

1. Met (potentiele) opdrachtgevers kunnen communiceren, bijvoorbeeld om te kunnen voldoen aan informatie- of offerteverzoeken.
2. De overeengekomen dienst (zoals een assessment of opleiding/training) uit te kunnen voeren.
3. Om de door stakeholders gevraagde inlichtingen te verstrekken en op alle vragen te kunnen reageren.
4. Om te voldoen aan op Act Inc. rustende wet- en regelgeving.

Specifiek, bijvoorbeeld:

5. Website: wij gebruiken cookies om enerzijds te analyseren hoe vaak de website actinc.nl wordt bezocht. Anderzijds houden we de website actinc.nl daarmee veilig en bereikbaar.
6. Persoonsgegevens van sollicitanten worden bekeken om zodoende te kunnen anticiperen op de steeds fluctuerende vraag in de markt zodat Act Inc. haar dienstverlening zo optimaal mogelijk kan verlenen.
7. Persoonsgegevens van onze trainingsacteurs, vaste medewerkers, contactpersonen en trainers van onze klanten verwerken we om onze dienst te kunnen verlenen en deze dienst vervolgens financieel te kunnen afronden.
8. Wij gebruiken mailadressen van personen die zich hebben aangemeld voor onze nieuwsbrieven om hen te informeren over onze dienstverlening.

Bewaartermijnen

Act Inc. bewaart persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk voor de hierboven aangegeven doeleinden of zo lang als de wet dat voorschrijft.

1. IP-adressen van website bezoekers worden opgeslagen in zogeheten logfiles. De logfiles worden 30 dagen bewaard voor uitsluitend beveiligingsredenen. En worden ze ook alleen daarvoor bekeken.
2. Gegevens van sollicitanten worden;
a. Direct vernietigd als een kandidaat wordt afgewezen.
b. In file gehouden als het profiel aansluit maar er niet direct plek is. De kandidaat geeft goedkeuring voor een bewaartermijn van 6 maanden. Na 6 maanden worden de gegevens vernietigd.
c. Verwerkt als een sollicitant met ons gaat samenwerken. De nieuwe medewerker geeft apart goedkeuring voor de omschrijving van de persoonsgegevens die gebruikt gaan worden en de wijze waarop dat gebeurt. Stopt de samenwerking dan wordt binnen een maand na afronding van de laatste opdracht of de laatst gewerkte maand alle gegevens vernietigd behalve de financiële informatie. Die wordt volgens de regels van de belastingdienst bewaard.
3. Voor relaties en alle andere stakeholders van Act Inc. geldt hetzelfde als voor een sollicitant die samenwerkingspartner wordt; alle gegevens worden binnen een maand na afronding samenwerking vernietigd, behalve financiële gegevens die volgens de regels van de Belastingdienst worden bewaard.
4. Lezers van de nieuwsbrieven, kunnen zich onderin de nieuwsbrief direct uitschrijven waarna het emailadres automatisch vernietigd wordt.

Beveiliging

Persoonsgegevens zijn beveiligd tegen misbruik en toegang door ongeautoriseerde personen via de huidige gebruikelijke technieken. Gegevens worden daartoe opgeslagen op eigen beveiligde servers van Act Inc. en/of opgeslagen in haar eigen beveiligde planningssysteem Adapt. Iedere gebruiker heeft een eigen uniek username en password. Act Inc. heeft daarnaast maatregelen getroffen om de herleidbaarheid van bezoekers aan onze website zo veel mogelijk te beperken.

Geheimhouding

Medewerkers van Act Inc. zijn contractueel gebonden aan geheimhouding van vertrouwelijke informatie, waaronder persoonsgegevens. Informatie is geclassificeerd, en alleen daartoe bevoegde medewerkers hebben toegang tot informatie. Over de wijze van omgang met vertrouwelijke informatie zijn medewerkers geïnstrueerd. Eventuele bij de uitvoering of ondersteuning van de dienst betrokken derden zijn eveneens contractueel gebonden aan geheimhouding en – waar van toepassing – aan nadere instructie.

Verstrekken persoonsgegevens aan andere partijen

Persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze gegeven zijn. Act Inc. verstrekt geen persoonsgegevens aan andere partijen (derden), tenzij dat noodzakelijk is om aangifte te doen van strafbare feiten of als de politie het verplicht persoonsgegevens af te geven.

Inzage, correctie en verwijdering

Recht op inzage van persoonsgegevens (artikel 35 van de Wbp) en het recht om correctie of verwijdering van persoonsgegevens te vragen (artikel 36 van de Wbp) zijn geldend. Daarnaast kan verzet aangetekend worden tegen het gebruik van gegevens door een mail te sturen naar info@actinc.nl. Op alle schriftelijke verzoeken via info@actinc.nl zal Act Inc. binnen 2 weken reageren. Verwijdering gebeurt binnen een maand na afronding van de laatste opdracht/dienstverlening of zoveel eerder als mogelijk, uitgezonderd financiële informatie die volgens de wetten van de Belastingdienst bewaard worden.

Onze samenwerkingspartners kunnen in ons planningssysteem Adapt via hun persoonlijke inlogcodes de belangrijkste persoonsgegevens bekijken en zonodig aanpassen.

Afsluiting

Act Inc. kan deze Privacy Statement wijzigen. De laatste versie staat op haar website. Dit Privacy Statement is geschreven op 01.05.2018